Politica de confidențialitate

CAPITOLUL I — Dispoziții generale

1.1. Scopul Politicii

Prezenta Politică de confidențialitate stabilește cadrul general privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul paginii web administrate de SRL ”ASTERCON-GRUP” (în continuare – „Societatea”), precum și principiile care guvernează colectarea, utilizarea, păstrarea, divulgarea și protejarea informațiilor referitoare la persoanele care interacționează cu pagina web.

Politica urmărește asigurarea unui nivel ridicat de transparență în relația dintre Societate și utilizatorii paginii web, oferind informații clare privind modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, scopurile acestor prelucrări, drepturile persoanelor vizate și măsurile adoptate pentru protejarea informațiilor colectate.

Totodată, prezentul document reflectă angajamentul Societății de a desfășura activitatea într-o manieră responsabilă, respectând dreptul la viață privată și protecția datelor cu caracter personal ale tuturor persoanelor care utilizează serviciile sau funcționalitățile disponibile pe pagina web.

1.2. Domeniul de aplicare

Prezenta Politică se aplică tuturor activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate prin intermediul paginii web, indiferent de modalitatea prin care informațiile sunt furnizate sau colectate.

Politica este aplicabilă inclusiv persoanelor care:

vizitează pagina web
solicită informații despre proiectele dezvoltate de Societate
completează formularele de contact
solicită oferte comerciale
programează întâlniri sau vizionări
solicită consultanță
transmit întrebări, sesizări sau reclamații
se abonează la comunicări informative sau comerciale
transmit curriculum vitae sau alte documente în vederea angajării
utilizează orice alte funcționalități disponibile pe pagina web

Aplicarea prezentei Politici nu depinde de încheierea unui contract între persoana vizată și Societate, aceasta fiind incidentă ori de câte ori, prin intermediul paginii web, sunt prelucrate date cu caracter personal.

1.3. Principiile care guvernează prelucrarea datelor

Societatea desfășoară activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal în conformitate cu principiile legalității, echității, transparenței, proporționalității și responsabilității.

În toate activitățile desfășurate prin intermediul paginii web, Societatea urmărește colectarea exclusiv a datelor necesare pentru realizarea scopurilor legitime urmărite, evitând solicitarea unor informații excesive sau lipsite de relevanță pentru serviciile oferite.

Datele cu caracter personal sunt utilizate numai pentru scopurile comunicate persoanelor vizate sau pentru alte scopuri compatibile cu acestea, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Pe întreaga durată a prelucrării, Societatea urmărește asigurarea exactității datelor, limitarea perioadei de stocare, protejarea confidențialității și integrității informațiilor, precum și implementarea unor măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru prevenirea accesului neautorizat, a modificării, divulgării sau distrugerii acestora.

1.4. Rolul prezentei Politici

Prezenta Politică are rolul de a informa persoanele vizate cu privire la modul în care Societatea prelucrează datele cu caracter personal prin intermediul paginii web și completează celelalte informații furnizate utilizatorilor în legătură cu serviciile și funcționalitățile disponibile.

Politica nu limitează drepturile conferite persoanelor vizate de legislația aplicabilă și nu exclude posibilitatea furnizării unor informații suplimentare atunci când natura unei anumite activități de prelucrare impune o informare distinctă.

În cazul anumitor formulare, servicii sau activități desfășurate prin intermediul paginii web, Societatea poate publica note de informare specifice sau condiții particulare de prelucrare, care completează prezenta Politică exclusiv în domeniul pentru care au fost elaborate.

1.5. Angajamentul Societății

Protejarea datelor cu caracter personal reprezintă o componentă esențială a modului în care Societatea își desfășoară activitatea și interacționează cu clienții, partenerii, colaboratorii și utilizatorii paginii web.

În acest sens, Societatea urmărește dezvoltarea și menținerea unui sistem de administrare a datelor bazat pe responsabilitate, transparență și îmbunătățire continuă, integrând protecția datelor în procesele sale organizaționale și în dezvoltarea serviciilor oferite.

Respectarea confidențialității informațiilor și protejarea drepturilor persoanelor vizate constituie obiective permanente ale Societății și sunt avute în vedere în toate activitățile care implică prelucrarea datelor prin intermediul paginii web.

CAPITOLUL II — Operatorul datelor cu caracter personal și domeniul prelucrării

2.1. Operatorul datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal colectate prin intermediul prezentei pagini web sunt prelucrate de SRL ”ASTERCON-GRUP”, persoană juridică constituită și organizată în conformitate cu legislația Republicii Moldova, în calitate de operator al datelor cu caracter personal.

În această calitate, Societatea stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor efectuate prin intermediul paginii web și adoptă măsurile organizatorice și tehnice necesare pentru asigurarea unui nivel adecvat de protecție a informațiilor administrate.

Societatea își desfășoară activitatea cu respectarea principiilor legalității, transparenței și responsabilității și urmărește ca toate activitățile de prelucrare să fie realizate într-o manieră echitabilă, proporțională și adaptată scopurilor pentru care datele sunt colectate.

2.2. Datele de identificare ale operatorului

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Denumire: SRL ”ASTERCON-GRUP”
IDNO: 1009600033817
Sediul: str. Mihai Viteazul 19/2, mun. Chişinău
Telefon: +373 60 29 49 29
E-mail: info@astercon.md
Pagina web: http://www.astercon.md

În funcție de natura solicitării, persoanele vizate pot utiliza datele de contact indicate mai sus pentru transmiterea întrebărilor privind modul de prelucrare a datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor conferite de legislația aplicabilă.

2.3. Persoanele vizate

Prezenta Politică se aplică tuturor persoanelor ale căror date pot fi prelucrate prin intermediul paginii web, indiferent dacă acestea ajung sau nu să stabilească ulterior raporturi contractuale cu Societatea.

În funcție de modul de utilizare a paginii web, categoriile de persoane vizate pot include, fără a se limita la:

vizitatori ai paginii web
potențiali cumpărători ai bunurilor sau serviciilor oferite de Societate
persoane care solicită informații comerciale
persoane care completează formulare electronice
persoane care solicită oferte personalizate
persoane care solicită programarea unei întâlniri sau vizionări
reprezentanți ai partenerilor contractuali
furnizori sau potențiali furnizori
candidați la ocuparea unor funcții vacante
persoane care transmit petiții, reclamații sau solicitări
alte persoane care utilizează funcționalitățile disponibile pe pagina web

Enumerarea de mai sus are caracter orientativ și nu limitează posibilitatea apariției altor categorii de persoane vizate, în funcție de dezvoltarea serviciilor oferite prin intermediul paginii web.

2.4. Modalitățile prin care sunt colectate datele

Datele cu caracter personal pot fi colectate prin intermediul paginii web în diverse modalități, în funcție de interacțiunea utilizatorului cu serviciile și funcționalitățile disponibile.

În mod obișnuit, datele pot fi furnizate direct de persoana vizată prin completarea formularelor electronice, transmiterea mesajelor, solicitarea unei oferte, abonarea la anumite comunicări sau prin orice altă interacțiune inițiată de utilizator.

Totodată, anumite informații pot fi generate automat ca urmare a utilizării paginii web, inclusiv informații tehnice privind dispozitivul utilizat, conexiunea la internet, identificatorii tehnici sau alte date necesare funcționării și securității serviciilor online.

În măsura permisă de legislația aplicabilă, Societatea poate primi informații și din alte surse legitime, atunci când acest lucru este necesar pentru furnizarea serviciilor solicitate, verificarea informațiilor comunicate sau executarea obligațiilor legale ori contractuale.

2.5. Domeniul prelucrării datelor

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul paginii web este limitată la activitățile necesare desfășurării relațiilor dintre Societate și utilizatorii serviciilor sale, precum și la administrarea și dezvoltarea funcționalităților disponibile.

În funcție de specificul activității desfășurate de Societate, prelucrarea poate avea în vedere informarea utilizatorilor, comunicarea cu aceștia, prezentarea proiectelor și serviciilor, gestionarea solicitărilor, pregătirea ofertelor comerciale, încheierea și executarea contractelor, îndeplinirea obligațiilor legale, asigurarea securității paginii web și îmbunătățirea experienței de utilizare.

Prelucrarea nu urmărește colectarea unor informații excesive sau utilizarea datelor în scopuri incompatibile cu cele comunicate persoanelor vizate.

2.6. Limitarea prelucrării

Societatea urmărește ca activitățile de prelucrare să fie limitate la datele strict necesare pentru realizarea scopurilor urmărite și să nu depășească ceea ce este rezonabil raportat la natura serviciilor oferite.

Ori de câte ori este posibil, sunt utilizate mecanisme care reduc volumul datelor colectate, limitează perioada de păstrare a acestora și restrâng accesul la informații exclusiv la persoanele care au nevoie de acestea pentru exercitarea atribuțiilor de serviciu.

Aplicarea acestui principiu contribuie la reducerea riscurilor privind confidențialitatea datelor și la protejarea drepturilor persoanelor vizate.

2.7. Obiectivul activităților de prelucrare

Prin organizarea activităților de prelucrare a datelor prin intermediul paginii web, Societatea urmărește dezvoltarea unor relații transparente și de încredere cu utilizatorii săi, facilitarea comunicării și furnizarea eficientă a informațiilor, produselor și serviciilor oferite.

În același timp, Societatea urmărește menținerea unui echilibru între necesitățile operaționale și dreptul persoanelor la protecția datelor cu caracter personal, aplicând măsuri adecvate pentru prevenirea utilizării necorespunzătoare a informațiilor și pentru consolidarea încrederii în activitatea desfășurată.

CAPITOLUL IV — Scopurile și temeiurile prelucrării datelor cu caracter personal

4.1. Principii generale

Societatea prelucrează datele cu caracter personal exclusiv pentru scopuri determinate, explicite și legitime, compatibile cu activitatea desfășurată și cu relația stabilită între persoana vizată și operator.

Înaintea inițierii unei activități de prelucrare, Societatea urmărește identificarea scopului urmărit, evaluarea necesității prelucrării și stabilirea temeiului juridic aplicabil, astfel încât utilizarea datelor să fie limitată la ceea ce este necesar pentru atingerea obiectivelor legitime urmărite.

Datele nu sunt utilizate în scopuri incompatibile cu cele comunicate persoanelor vizate și nu sunt prelucrate într-o manieră care să afecteze în mod nejustificat drepturile și interesele acestora.

4.2. Comunicarea cu utilizatorii paginii web

Unul dintre principalele scopuri ale prelucrării îl constituie administrarea comunicării dintre Societate și persoanele care utilizează pagina web.

În acest scop, datele pot fi utilizate pentru:

răspunsul la solicitările transmise
furnizarea informațiilor solicitate
stabilirea unor întâlniri
programarea vizionărilor
transmiterea ofertelor solicitate
clarificarea unor aspecte privind proiectele sau serviciile prezentate
soluționarea petițiilor, sesizărilor sau reclamațiilor

Această prelucrare este realizată, după caz, în vederea efectuării demersurilor precontractuale inițiate de persoana vizată, pentru executarea unui contract, în baza interesului legitim al Societății de a administra relația cu utilizatorii sau în baza consimțământului persoanei vizate, atunci când acesta este necesar.

4.3. Administrarea relațiilor comerciale

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru analizarea solicitărilor comerciale, elaborarea ofertelor, administrarea negocierilor, încheierea și executarea contractelor, precum și pentru gestionarea relațiilor ulterioare cu clienții și partenerii contractuali.

În cadrul acestor activități, Societatea urmărește utilizarea exclusiv a informațiilor necesare pentru desfășurarea raporturilor comerciale și evitarea colectării unor date excesive sau lipsite de relevanță.

Temeiul juridic al acestor prelucrări îl constituie, după caz, executarea contractului, efectuarea demersurilor precontractuale la solicitarea persoanei vizate sau interesul legitim al Societății privind administrarea activității sale comerciale.

4.4. Respectarea obligațiilor legale

În anumite situații, Societatea este obligată să prelucreze date cu caracter personal pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă.

Aceste activități pot include, fără a se limita la:

respectarea obligațiilor fiscale și contabile
executarea obligațiilor privind arhivarea documentelor
îndeplinirea obligațiilor impuse de autoritățile competente
prevenirea și combaterea fraudelor
gestionarea litigiilor
apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Societății
alte obligații prevăzute de legislația aplicabilă

În aceste cazuri, prelucrarea este realizată în măsura impusă de obligațiile legale incidente și nu necesită consimțământul persoanei vizate atunci când legea prevede un alt temei juridic.

4.5. Asigurarea securității paginii web și a infrastructurii informatice

Pentru protejarea funcționării paginii web și a infrastructurii informatice utilizate, Societatea poate prelucra anumite informații tehnice privind accesarea și utilizarea serviciilor electronice.

Aceste activități urmăresc prevenirea accesului neautorizat, detectarea incidentelor de securitate, protejarea sistemelor informatice, identificarea vulnerabilităților și menținerea funcționării corespunzătoare a serviciilor digitale.

Temeiul juridic al acestor activități îl constituie interesul legitim al Societății de a asigura securitatea informațiilor, protejarea patrimoniului informațional și continuitatea activității sale.

4.6. Îmbunătățirea serviciilor și dezvoltarea paginii web

Societatea urmărește dezvoltarea continuă a serviciilor și optimizarea funcționalităților disponibile prin intermediul paginii web.

În acest scop pot fi analizate informații privind modul de utilizare a paginii web, performanța serviciilor, preferințele utilizatorilor și alte informații relevante pentru îmbunătățirea experienței de utilizare.

Atunci când legislația aplicabilă impune exprimarea consimțământului pentru utilizarea anumitor tehnologii de analiză sau monitorizare, acestea vor fi activate exclusiv în condițiile și în limitele opțiunilor exprimate de utilizator.

4.7. Comunicări informative și comerciale

În măsura în care persoana vizată își exprimă acordul sau există un alt temei juridic prevăzut de lege, Societatea poate transmite informații privind activitatea sa, proiectele dezvoltate, serviciile oferite, evenimentele organizate, noutățile comerciale sau alte comunicări relevante.

Persoanele vizate au posibilitatea de a renunța, în orice moment, la primirea acestor comunicări, utilizând mecanismele puse la dispoziție de Societate sau prin transmiterea unei solicitări în acest sens.

Exercitarea dreptului de retragere a consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior exprimării acestei opțiuni.

4.8. Interesul legitim al Societății

În anumite situații, prelucrarea datelor poate fi realizată în baza interesului legitim al Societății, cu condiția ca acest interes să nu prevaleze asupra drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate.

În evaluarea interesului legitim, Societatea analizează natura relației existente cu persoana vizată, așteptările rezonabile ale acesteia, impactul potențial asupra vieții private și măsurile implementate pentru reducerea riscurilor asociate prelucrării.

Aplicarea acestui temei juridic este limitată la situațiile în care acesta este adecvat și justificat, fiind exclusă utilizarea sa pentru activități care necesită, potrivit legii, un alt temei de prelucrare.

4.9. Consimțământul persoanei vizate

Atunci când legislația aplicabilă impune exprimarea consimțământului persoanei vizate, Societatea se asigură că acesta este solicitat într-o manieră liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate.

Persoana vizată poate retrage consimțământul în orice moment, fără ca această retragere să afecteze legalitatea activităților de prelucrare efectuate anterior.

Refuzul acordării consimțământului sau retragerea acestuia nu împiedică utilizarea paginii web ori de câte ori prelucrarea datelor se întemeiază pe un alt temei juridic prevăzut de lege și este necesară pentru furnizarea serviciilor solicitate.

4.10. Obiectivul prelucrării datelor

Prin utilizarea datelor cu caracter personal exclusiv pentru scopuri determinate și în baza unor temeiuri juridice adecvate, Societatea urmărește desfășurarea activității sale într-o manieră transparentă, responsabilă și conformă cu legislația aplicabilă.

Stabilirea clară a scopurilor și a temeiurilor juridice contribuie la protejarea drepturilor persoanelor vizate, la reducerea riscurilor asociate prelucrării și la consolidarea încrederii utilizatorilor în serviciile oferite prin intermediul paginii web.

CAPITOLUL V — Destinatarii datelor cu caracter personal și divulgarea informațiilor

5.1. Principii generale privind divulgarea datelor

Societatea tratează datele cu caracter personal ca informații confidențiale și nu le divulgă unor terțe persoane decât în măsura în care acest lucru este necesar pentru realizarea scopurilor pentru care au fost colectate, pentru executarea obligațiilor contractuale ori legale sau în alte situații permise de legislația aplicabilă.

Orice transmitere a datelor se realizează cu respectarea principiilor necesității, proporționalității și confidențialității, astfel încât destinatarii să primească exclusiv informațiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sau obligațiilor care le revin.

Societatea urmărește limitarea numărului de destinatari ai datelor și evitarea divulgării informațiilor în afara situațiilor justificate de natura activității desfășurate.

5.2. Personalul autorizat al Societății

Accesul la datele cu caracter personal este permis exclusiv persoanelor din cadrul Societății care, prin natura atribuțiilor de serviciu, au nevoie de aceste informații pentru îndeplinirea responsabilităților profesionale.

În funcție de organizarea internă, accesul poate fi acordat administratorilor, personalului comercial, personalului juridic, personalului financiar, angajaților responsabili de relațiile cu clienții, specialiștilor IT sau altor persoane autorizate.

Accesul este acordat potrivit principiului „necesității de a cunoaște” (need to know) și este limitat la informațiile strict necesare exercitării atribuțiilor de serviciu.

5.3. Persoane împuternicite și prestatori de servicii

Pentru desfășurarea activității sale, Societatea poate utiliza servicii furnizate de terți care prelucrează date cu caracter personal în numele și pe seama acesteia.

Acești prestatori pot furniza, după caz, servicii de:

găzduire și administrare a paginii web
mentenanță și suport IT
dezvoltare software
administrare a sistemelor informatice
comunicații electronice
servicii cloud
arhivare electronică
marketing și comunicare
servicii juridice
audit și consultanță
contabilitate
alte servicii auxiliare necesare desfășurării activității

În toate situațiile în care legislația impune acest lucru, relațiile cu persoanele împuternicite sunt reglementate prin acte juridice care stabilesc obligațiile privind confidențialitatea, securitatea și protecția datelor cu caracter personal.

5.4. Autorități și instituții publice

Datele cu caracter personal pot fi comunicate autorităților publice, instituțiilor competente, organelor de urmărire penală, instanțelor de judecată sau altor entități învestite cu atribuții legale, atunci când comunicarea este impusă de legislație ori este necesară pentru apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Societății.

În toate cazurile, Societatea verifică existența temeiului juridic al solicitării și transmite exclusiv informațiile necesare îndeplinirii scopului pentru care acestea au fost solicitate.

5.5. Parteneri contractuali

În măsura în care acest lucru este necesar pentru executarea raporturilor contractuale sau pentru desfășurarea activităților comerciale, anumite date pot fi comunicate partenerilor contractuali ai Societății.

Comunicarea datelor se realizează exclusiv în limita informațiilor necesare îndeplinirii obligațiilor contractuale și numai în măsura în care partenerii asigură un nivel corespunzător de protecție a datelor prelucrate.

5.6. Divulgarea în cadrul operațiunilor corporative

În cazul reorganizării activității, fuziunii, divizării, transformării, transferului unei părți din activitate, cesiunii unor active sau al altor operațiuni corporative similare, datele cu caracter personal pot face obiectul transferului către succesorii legali sau către entitățile implicate în operațiunea respectivă.

În toate aceste situații, Societatea urmărește ca drepturile persoanelor vizate să fie respectate, iar noul operator sau persoana împuternicită să asigure un nivel de protecție cel puțin echivalent cu cel aplicat anterior transferului.

5.7. Interdicția divulgării neautorizate

Societatea interzice divulgarea datelor cu caracter personal în afara cazurilor prevăzute de lege, de prezenta Politică sau de documentele interne aplicabile.

Personalul autorizat și colaboratorii Societății au obligația de a păstra confidențialitatea informațiilor la care au acces și de a utiliza aceste date exclusiv pentru scopurile pentru care le-au fost comunicate.

Încălcarea obligației de confidențialitate poate atrage răspunderea disciplinară, contractuală, civilă, contravențională sau penală, după caz.

5.8. Transferul datelor către alte state sau organizații internaționale

În situația în care desfășurarea activității Societății implică transferul datelor cu caracter personal către destinatari aflați în afara Republicii Moldova sau către organizații internaționale, asemenea transferuri vor fi realizate numai în condițiile și cu garanțiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Anterior efectuării unui asemenea transfer, Societatea evaluează temeiul juridic incident, nivelul de protecție oferit de statul de destinație, măsurile contractuale și tehnice disponibile, precum și impactul potențial asupra drepturilor persoanelor vizate.

Atunci când este necesar, persoanele vizate vor fi informate cu privire la existența unor asemenea transferuri și la garanțiile aplicabile.

5.9. Principiul minimizării divulgării

În orice situație în care transmiterea datelor este necesară, Societatea urmărește comunicarea exclusiv a informațiilor strict necesare pentru realizarea scopului urmărit.

Destinatarii datelor nu sunt autorizați să utilizeze informațiile primite în alte scopuri decât cele pentru care acestea au fost comunicate, cu excepția cazurilor expres prevăzute de lege.

5.10. Revizuirea categoriilor de destinatari

Pe măsura dezvoltării activității sale, Societatea poate modifica sau completa categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, în funcție de serviciile utilizate, de modificările organizaționale sau de obligațiile legale incidente.

Astfel de modificări vor fi realizate cu respectarea principiilor prevăzute în prezenta Politică și, atunci când este necesar, vor fi reflectate prin actualizarea acesteia.

CAPITOLUL VI — Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

6.1. Principii generale privind retenția datelor

Societatea păstrează datele cu caracter personal numai pe perioada necesară realizării scopurilor pentru care acestea au fost colectate sau prelucrate, cu respectarea obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă și a intereselor legitime care justifică păstrarea acestora.

Perioada de retenție este stabilită prin raportare la natura datelor, scopul prelucrării, durata relației dintre Societate și persoana vizată, obligațiile legale incidente și necesitatea protejării drepturilor și intereselor legitime ale Societății.

După expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse, anonimizate sau supuse altor operațiuni care împiedică identificarea persoanei vizate, cu excepția situațiilor în care legea impune o perioadă mai lungă de conservare.

6.2. Stabilirea perioadelor de păstrare

Societatea stabilește durata de păstrare a datelor în funcție de criterii obiective și verificabile, urmărind menținerea unui echilibru între necesitățile operaționale și dreptul persoanelor vizate la protecția datelor cu caracter personal.

La stabilirea perioadelor de retenție sunt avute în vedere, în special:

scopul pentru care datele au fost colectate
durata raporturilor juridice existente
obligațiile de arhivare prevăzute de legislație
termenele generale și speciale de prescripție
existența unor litigii sau proceduri administrative
obligațiile fiscale și contabile
necesitatea exercitării sau apărării unui drept în justiție
cerințele privind securitatea informațiilor
interesul legitim al Societății, atunci când acesta este aplicabil

6.3. Date colectate în etapa precontractuală

Datele furnizate de persoanele care solicită informații, oferte comerciale, prezentări ale proiectelor, programări sau alte servicii precontractuale sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru administrarea solicitării și continuarea comunicării dintre părți.

În situația în care solicitarea nu conduce la inițierea unei relații contractuale, datele pot fi păstrate pentru o perioadă rezonabilă, justificată de necesitatea administrării activității comerciale, soluționării eventualelor reclamații sau apărării intereselor legitime ale Societății, după care acestea sunt șterse ori anonimizate, dacă nu există un alt temei legal pentru păstrarea lor.

6.4. Date aferente raporturilor contractuale

Datele prelucrate în legătură cu executarea contractelor sunt păstrate pe întreaga durată a raportului contractual și ulterior, atât timp cât acest lucru este necesar pentru respectarea obligațiilor legale, executarea obligațiilor asumate de părți, soluționarea eventualelor litigii sau apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Societății.

Perioadele concrete de păstrare sunt stabilite în conformitate cu legislația aplicabilă și cu documentele interne privind administrarea și arhivarea informațiilor.

6.5. Date prelucrate în temeiul obligațiilor legale

În situațiile în care prelucrarea este impusă de lege, datele cu caracter personal sunt păstrate pe perioada prevăzută de actele normative incidente.

La expirarea acestor termene, Societatea analizează dacă există un alt temei juridic care justifică păstrarea în continuare a datelor. În lipsa unui asemenea temei, datele sunt eliminate din sistemele de evidență sau sunt anonimizate, după caz.

6.6. Date utilizate pentru apărarea drepturilor Societății

În situația existenței unor litigii, proceduri judiciare, arbitrale, administrative, investigații sau controale efectuate de autorități, Societatea poate păstra datele cu caracter personal pe întreaga durată a acestor proceduri și ulterior, atât timp cât este necesar pentru exercitarea, constatarea sau apărarea drepturilor sale.

Această păstrare este limitată la informațiile relevante pentru procedura respectivă și încetează odată cu dispariția motivelor care au justificat retenția suplimentară.

6.7. Revizuirea periodică a datelor păstrate

Societatea efectuează periodic evaluări privind necesitatea menținerii datelor cu caracter personal în sistemele sale de evidență.

În cadrul acestor evaluări sunt analizate scopurile inițiale ale prelucrării, obligațiile legale incidente, existența unor proceduri pendinte și necesitatea continuării păstrării informațiilor.

Atunci când se constată că anumite date nu mai sunt necesare, acestea sunt eliminate, anonimizate sau arhivate în condițiile prevăzute de documentele interne și de legislația aplicabilă.

6.8. Ștergerea și anonimizarea datelor

La expirarea perioadelor de retenție, Societatea aplică măsuri adecvate pentru eliminarea sau anonimizarea datelor cu caracter personal, astfel încât informațiile să nu mai permită identificarea persoanelor vizate.

Metoda utilizată este stabilită în funcție de natura informațiilor, suportul pe care acestea sunt stocate și posibilitățile tehnice disponibile, urmărindu-se prevenirea recuperării sau utilizării ulterioare neautorizate a datelor.

6.9. Administrarea politicii de retenție

Perioadele concrete de păstrare a diferitelor categorii de date sunt administrate prin documentele interne ale Societății privind retenția și arhivarea informațiilor.

Aceste documente sunt revizuite ori de câte ori apar modificări legislative, organizaționale sau tehnologice care impun adaptarea duratelor de păstrare ori a procedurilor aplicabile.

Prezenta Politică stabilește principiile generale ale retenției, fără a avea rolul de a enumera exhaustiv toate perioadele aplicabile fiecărei categorii de date.

6.10. Încetarea prelucrării

Încetarea păstrării datelor nu exclude posibilitatea conservării unor informații într-o formă anonimizată, agregată sau statistică, atunci când acestea nu mai permit identificarea directă sau indirectă a persoanelor vizate și sunt utilizate exclusiv pentru analize, raportări sau dezvoltarea activității Societății.

În toate situațiile, Societatea urmărește ca încetarea prelucrării să fie realizată într-o manieră sigură, controlată și documentată, cu respectarea cerințelor privind protecția datelor și securitatea informațiilor.

CAPITOLUL VII — Drepturile persoanelor vizate și modalitatea de exercitare a acestora

7.1. Principii generale

Societatea respectă drepturile conferite persoanelor vizate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal și urmărește asigurarea unui mecanism transparent, accesibil și eficient pentru exercitarea acestora.

Persoanele vizate pot solicita informații privind modul în care sunt prelucrate datele lor cu caracter personal și pot exercita drepturile prevăzute de legislația aplicabilă, în condițiile și limitele stabilite de aceasta.

Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepția situațiilor în care cererile sunt vădit nefondate, excesive sau repetitive, caz în care Societatea poate aplica măsurile permise de legislația aplicabilă.

7.2. Dreptul la informare

Orice persoană are dreptul să cunoască dacă datele sale cu caracter personal sunt prelucrate de către Societate, în ce scopuri sunt utilizate, ce categorii de date sunt implicate, cine poate avea acces la acestea și care sunt principalele reguli aplicabile activităților de prelucrare.

În acest scop, Societatea pune la dispoziția utilizatorilor prezenta Politică de confidențialitate, precum și alte informații specifice atunci când natura activității de prelucrare impune o informare suplimentară.

7.3. Dreptul de acces

Persoana vizată poate solicita confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de Societate și, atunci când acest lucru este cazul, poate solicita informații privind activitățile de prelucrare care o privesc.

În condițiile prevăzute de lege, persoana vizată poate solicita acces la datele prelucrate și poate obține informații privind categoriile de date utilizate, scopurile prelucrării, destinatarii, perioada estimată de păstrare și alte informații relevante privind activitatea de prelucrare.

7.4. Dreptul la rectificare și actualizare

În cazul în care datele prelucrate sunt inexacte, incomplete sau nu mai corespund situației reale, persoana vizată poate solicita rectificarea, completarea sau actualizarea acestora.

Societatea poate solicita, atunci când este necesar, prezentarea unor informații sau documente care să permită verificarea exactității modificărilor solicitate.

7.5. Dreptul la ștergerea datelor

Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor sale cu caracter personal în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv atunci când acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate, când prelucrarea nu mai are un temei juridic ori atunci când există alte motive care justifică încetarea prelucrării.

Solicitarea de ștergere va fi analizată de Societate ținând cont de obligațiile legale privind păstrarea anumitor informații, existența unor litigii, necesitatea exercitării sau apărării unor drepturi ori alte situații care justifică păstrarea în continuare a datelor.

7.6. Dreptul la restricționarea prelucrării

În situațiile prevăzute de legislația aplicabilă, persoana vizată poate solicita limitarea temporară a anumitor activități de prelucrare.

Pe durata restricționării, datele pot fi păstrate de Societate, însă utilizarea acestora va fi limitată la cazurile permise de lege sau necesare pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale părților implicate.

7.7. Dreptul la opoziție

Persoana vizată poate formula opoziție față de anumite activități de prelucrare întemeiate pe interesul legitim al Societății, atunci când consideră că, raportat la situația sa particulară, drepturile și interesele sale prevalează asupra intereselor urmărite de operator.

După primirea unei asemenea solicitări, Societatea va analiza circumstanțele concrete și va decide asupra continuării sau încetării prelucrării, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

7.8. Retragerea consimțământului

În toate situațiile în care prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanei vizate, acesta poate fi retras în orice moment, fără formalități excesive și fără afectarea legalității prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

Retragerea consimțământului produce efecte numai pentru viitor și nu afectează activitățile de prelucrare realizate anterior exprimării acestei opțiuni.

7.9. Modalitatea de exercitare a drepturilor

Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise prin mijloacele de comunicare indicate de Societate, inclusiv prin poștă electronică, prin corespondență sau prin alte modalități puse la dispoziția utilizatorilor.

Pentru a preveni divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal, Societatea poate solicita informații suplimentare necesare verificării identității solicitantului, atunci când există îndoieli rezonabile privind identitatea acestuia sau atunci când natura informațiilor solicitate impune aplicarea unor măsuri suplimentare de securitate.

Solicitările sunt analizate individual, iar răspunsurile sunt furnizate în termenele și condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

7.10. Dreptul de a depune o plângere

În cazul în care persoana vizată consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal încalcă dispozițiile legislației aplicabile, aceasta are dreptul să se adreseze mai întâi Societății pentru soluționarea amiabilă a situației și, după caz, să sesizeze autoritatea competentă în domeniul protecției datelor cu caracter personal sau instanțele de judecată competente, în condițiile prevăzute de lege.

Societatea încurajează soluționarea directă și promptă a oricăror neclarități privind prelucrarea datelor și tratează cu seriozitate toate solicitările formulate de persoanele vizate.

CAPITOLUL VIII — Securitatea datelor cu caracter personal

8.1. Angajamentul privind securitatea informațiilor

Societatea tratează protecția datelor cu caracter personal ca parte integrantă a sistemului său de guvernanță și urmărește implementarea unor măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru prevenirea accesului neautorizat, utilizării abuzive, modificării, divulgării, pierderii sau distrugerii datelor prelucrate.

Securitatea informațiilor reprezintă un proces continuu, adaptat riscurilor specifice activității desfășurate, evoluției tehnologice și modificărilor cadrului normativ aplicabil.

8.2. Principiile administrării securității

În organizarea activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal, Societatea aplică principii menite să asigure protecția informațiilor pe întreaga durată a ciclului lor de viață.

În acest scop sunt urmărite, în special:

protejarea confidențialității informațiilor
asigurarea integrității datelor
menținerea disponibilității sistemelor și informațiilor
limitarea accesului la persoanele autorizate
reducerea riscurilor asociate activităților de prelucrare
documentarea și monitorizarea măsurilor implementate
îmbunătățirea continuă a nivelului de securitate

8.3. Controlul accesului la date

Societatea organizează accesul la datele cu caracter personal potrivit atribuțiilor de serviciu și principiului necesității de a cunoaște.

Accesul este acordat exclusiv persoanelor autorizate și numai în măsura în care acesta este necesar pentru îndeplinirea responsabilităților profesionale.

Nivelul drepturilor de acces poate fi modificat, restrâns sau retras ori de câte ori apar schimbări în structura organizatorică, în atribuțiile personalului sau în nivelul de risc asociat activităților desfășurate.

8.4. Măsuri organizatorice

În vederea protejării datelor cu caracter personal, Societatea implementează măsuri organizatorice adecvate, inclusiv proceduri interne, politici corporative, reguli privind confidențialitatea informațiilor, mecanisme de control intern și responsabilități clare privind administrarea datelor.

Aceste măsuri urmăresc integrarea protecției datelor în activitatea curentă a Societății și reducerea riscurilor generate de factorul uman, de procesele organizaționale sau de utilizarea sistemelor informatice.

8.5. Măsuri tehnice

Pentru protejarea infrastructurii informatice și a informațiilor prelucrate, Societatea utilizează măsuri tehnice adecvate naturii activității desfășurate și nivelului de risc identificat.

Configurarea și administrarea acestor măsuri sunt realizate astfel încât să contribuie la protejarea confidențialității, integrității și disponibilității datelor, fără ca prezenta Politică să detalieze elementele tehnice specifice implementate, acestea fiind reglementate prin documentele interne ale Societății.

8.6. Gestionarea incidentelor de securitate

Societatea urmărește identificarea, înregistrarea, analizarea și gestionarea incidentelor care pot afecta securitatea datelor cu caracter personal.

În cazul apariției unui incident, sunt întreprinse măsurile necesare pentru limitarea consecințelor, restabilirea funcționării normale a sistemelor, documentarea circumstanțelor producerii incidentului și implementarea măsurilor necesare pentru prevenirea repetării unor situații similare.

Atunci când legislația aplicabilă impune notificarea autorităților competente sau informarea persoanelor vizate, aceste obligații sunt îndeplinite în termenele și condițiile prevăzute de lege.

8.7. Relația cu persoanele împuternicite și furnizorii

Atunci când anumite activități de prelucrare sunt realizate cu implicarea unor persoane împuternicite sau a altor prestatori de servicii, Societatea urmărește ca aceștia să implementeze măsuri adecvate de protecție a datelor și să respecte obligațiile asumate privind confidențialitatea și securitatea informațiilor.

Înainte de inițierea colaborării și pe parcursul acesteia, Societatea poate evalua, în funcție de natura serviciilor prestate și de riscurile identificate, nivelul de protecție oferit de partenerii implicați.

8.8. Revizuirea și îmbunătățirea măsurilor de securitate

Măsurile implementate pentru protecția datelor sunt revizuite periodic și ori de câte ori apar modificări legislative, tehnologice, organizaționale sau operaționale care pot influența nivelul de risc asociat activităților de prelucrare.

Rezultatele acestor evaluări sunt utilizate pentru actualizarea politicilor, procedurilor și mecanismelor interne privind securitatea informațiilor și protecția datelor.

8.9. Responsabilitatea comună privind protecția datelor

Protecția datelor cu caracter personal reprezintă o responsabilitate comună la nivelul întregii organizații și presupune implicarea conducerii, a personalului, a colaboratorilor și, după caz, a partenerilor contractuali care participă la activități de prelucrare.

Fiecare persoană care are acces la date cu caracter personal este obligată să respecte regulile interne privind confidențialitatea, securitatea informațiilor și utilizarea corespunzătoare a resurselor puse la dispoziție de Societate.

8.10. Obiectivul sistemului de securitate

Prin implementarea măsurilor prevăzute în prezentul capitol, Societatea urmărește dezvoltarea și menținerea unui sistem de protecție a datelor care să reducă riscurile asociate activităților de prelucrare, să consolideze încrederea utilizatorilor și să asigure conformitatea cu cerințele legislației aplicabile.

Măsurile adoptate sunt revizuite și adaptate permanent, astfel încât nivelul de protecție oferit să rămână adecvat evoluției riscurilor și specificului activității desfășurate.

CAPITOLUL IX — Administrarea Politicii de confidențialitate și dispoziții finale

9.1. Administrarea prezentei Politici

Prezenta Politică de confidențialitate reprezintă documentul public prin care Societatea informează persoanele vizate cu privire la principiile și regulile generale aplicabile prelucrării datelor cu caracter personal prin intermediul paginii web.

Administrarea, implementarea și actualizarea Politicii sunt realizate de către Societate prin structurile sau persoanele desemnate în acest scop, în conformitate cu organizarea internă și responsabilitățile stabilite la nivel organizațional.

Aplicarea prevederilor prezentei Politici este susținută de documentele interne ale Societății privind protecția datelor cu caracter personal, securitatea informațiilor, administrarea sistemelor informatice, retenția datelor și gestionarea incidentelor de securitate, care nu sunt destinate publicării.

9.2. Revizuirea și actualizarea Politicii

Societatea revizuiește periodic prezenta Politică pentru a se asigura că aceasta reflectă modul efectiv în care sunt prelucrate datele cu caracter personal și că rămâne conformă cu cerințele legislației aplicabile.

Actualizarea Politicii poate fi determinată, fără a se limita la:

modificarea cadrului normativ
dezvoltarea sau modificarea funcționalităților paginii web
implementarea unor servicii noi
schimbări în organizarea activității Societății
modificarea categoriilor de date prelucrate
introducerea unor tehnologii noi
modificarea categoriilor de destinatari ai datelor
rezultatele evaluărilor interne sau ale controalelor efectuate de autoritățile competente
orice alte împrejurări care justifică revizuirea prezentului document

Actualizarea Politicii nu afectează legalitatea activităților de prelucrare realizate anterior intrării în vigoare a noii versiuni.

9.3. Publicarea Politicii

Prezenta Politică este publicată pe pagina web a Societății într-o formă accesibilă și ușor de consultat de către orice persoană interesată.

Societatea urmărește ca utilizatorii să poată identifica cu ușurință versiunea aplicabilă a Politicii și data ultimei actualizări, astfel încât să fie informați permanent asupra regulilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

În funcție de natura modificărilor efectuate, Societatea poate utiliza și alte modalități rezonabile de informare a utilizatorilor cu privire la actualizarea prezentului document.

9.4. Relația cu celelalte documente ale Societății

Prezenta Politică se aplică împreună cu celelalte documente publice și interne adoptate de Societate în materia protecției datelor cu caracter personal și a securității informațiilor.

În funcție de activitatea desfășurată și de serviciile utilizate de persoana vizată, prezenta Politică poate fi completată prin:

Politica privind utilizarea modulelor cookie
Termenii și condițiile de utilizare a paginii web
notele de informare aferente formularelor electronice
politicile aplicabile campaniilor de marketing
alte documente informative publicate de Societate

În cazul existenței unor reguli speciale aplicabile unui anumit serviciu sau unei anumite activități de prelucrare, acestea completează prezenta Politică exclusiv pentru domeniul în care au fost elaborate.

9.5. Interpretarea Politicii

Prezenta Politică se interpretează în conformitate cu legislația Republicii Moldova privind protecția datelor cu caracter personal și cu celelalte acte normative incidente.

În cazul în care una dintre prevederile Politicii devine inaplicabilă ca urmare a modificării legislației sau a unei hotărâri obligatorii a autorităților competente ori a instanțelor de judecată, aceasta nu afectează valabilitatea celorlalte dispoziții, care continuă să producă efecte în măsura în care sunt compatibile cu cadrul normativ aplicabil.

9.6. Contact privind protecția datelor cu caracter personal

Pentru orice întrebare referitoare la modul de prelucrare a datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația aplicabilă, persoanele vizate pot contacta Societatea utilizând datele de contact publicate pe pagina web.

Solicitările sunt analizate cu bună-credință și soluționate în condițiile și în termenele prevăzute de legislația aplicabilă, cu respectarea principiilor transparenței, confidențialității și protecției datelor cu caracter personal.

9.7. Intrarea în vigoare

Prezenta Politică intră în vigoare la data aprobării sale de către administratorul Societății și produce efecte din momentul publicării pe pagina web oficială.

Politica rămâne aplicabilă până la adoptarea unei versiuni noi, care o modifică sau o înlocuiește, după caz.

9.8. Versiunea documentului

Versiunea publicată pe pagina web reprezintă întotdeauna versiunea oficială și aplicabilă la data consultării acesteia.